对于大多数人，可能使用了很长时间的 Word ，却从未接触过 Word 的“宏”，从某种意义上说，这不能不算是一种遗憾。一方面，是 Word 宏并不像想像的那么高深和神秘，普通的 Word 使用者完全有能力在几分钟之内学会使用；另一方面，它的的确确能让我们在文字处理时免去很多枯燥的“纯体力”劳动，特别是对于那些经常需要从网上拷贝内容，自己做排版等加工处理的朋友。下面就让我们看看怎样利用 Word 宏减轻文件的编辑工作量。 一、 简单介绍一下 Word 宏 微软的 office 套件（其中包括 Word 、 Excel 、 Powerpoint 等等）中所谓的“宏”，说的深些，是指一组由用户自己用 VBA （ Visual Basic For Application ）编写的代码，可以在 office 组件中解释执行，实现一些用户指定的操作，籍此来增加 office 的灵活性，进一步扩充它的功能；若说的直白些，对一般用户而言，宏就是一系列 Word 命令和指令组合在一起，形成了一个单独的命令，以方便调用和实现任务执行的自动化。其典型的应用是在 Word 、 Excel 等软件中自动地反复执行某项任务，或者执行一系列固定的操作等，如成批地更改格式设置、自动执行一系列复杂的任务等。 微软提供了两种创建宏的方法：宏录制器和 Visual Basic 编辑器。对一般用户而言，宏录制器是一个非常好用且人性化的设计，它就像录像机一样，点下开始录制键，用户所有操作就被如实记录；点下停止录制键，就可以把这段“录像”保存为一个宏，下次再有相同的任务，只需按下在定义宏时分配给它的启动键， Word 就可以自动地重演那些动作，完成预期的工作。下面就以一个实例演示一下它的应用。 二、 普通用户怎样使用 Word 宏 我在网上用拷贝、粘贴的方法摘录了一篇很长的文档，在原始页面中它就分为若干页。因为是“贴子”，所以每一页中都有诸如【时间 :2007-6-1 | 人气 :786 | 收藏本文】之类的行，而且每行的内容还有细微的差别，如日期、人气变化等，另外还有我不想要的图标（有时是表格），如果一处一处删除，麻烦且不说，很可能会看花眼造成借漏，这时候，录制一段 Word 宏去完成这项烦人的工作是最相宜的了。具体操作如下： 1 、录制宏之前的准备工作 首先，要计划好需要宏完成的工作以及操作步骤，确定录制宏时该从哪个动作开始、到哪个动作结束，完成任务都有哪些分解动作；因为在宏录制的过程如果进行了错误操作，更正错误的操作也将被录制。比如我要处理的文档是这样的： 
其中用红色标记出的文字部分和用黄色标记出的图标都是我想要去掉的，首先说文字部分，手工删除时我怎么做呢？我会先根据所有这些行中都包含而其它行中都不包含“【时间”这个特殊字串查找定位要删除的行，然后选中行，删除掉；我们就将这三个动作录制为一个宏。 在录制之前的第二项工作，就是在上述分析的基础上，进行一些必要的预设置，相当于给宏预置参数。在本例中，我们先点击 “编辑 \ 查找 … ”打开查找窗口，将搜索内容填在查找内容处，并运行一次，再将光标移到文档开始处，这样一来， Word 就记住了要查找的内容，在录制宏时就只需要录制“查找下一处”这个动作了。 
2 、开始录制宏 点击菜单栏中“工具 \ 宏 \ 录制新宏 … ”，打开宏录制器（如图 ）。 
在 “ 宏名 ” 框中，输入一个含义明确的宏名； 在 “ 将宏保存在 ” 框中，选择保存宏的 模板 或文档。如果这个宏不是通用的，建议保存在当前文档中； 在 “ 说明 ” 框中，键入对宏的说明； “将宏指定到”下面的两个按钮是可选的，如果不指定，则生成的宏须打开菜单栏“工具 \ 宏 \ 宏 … ”界面才能看到和执行；按“ 工具栏 ”按钮则可以将运行宏指定到工具栏或菜单；按“键盘”钮则可以定义一个键盘，通过按这个 快捷键 运行宏，本例中采取最后一种方式，用 快捷键 来启动宏的运行（如图）。 
具体操作是：在 “ 命令 ” 框中单击正在录制的宏，在 “ 请按新快捷键 ” 框中键入所需的快捷键，本例中是按下 F12 键，然后单击 “ 指定 ” 。单击 “ 关闭 ” ，正式开始录的制宏（如图）。 
从这开始要谨慎操作，因为针对 Word 文档的每一动作都将被记录在案（鼠标移动等无后果的动作除外）。 这里有一点需要注意，录制宏时，可以使用鼠标单击命令和选项，但不能用鼠标选择文本。必须使用键盘记录这些操作。例如，可以使用 F8 来选择文本，并按 End 将光标移动到行的结尾处选择整行。 本例在录制过程中进行了如下操作： ① . 按下 Ctrl+F ，出现查找界面（如图）；
② . 先按“查找下一处”，再关闭查找窗口； ③ . 按 F8 键，再按 End 键，选中查找到的行； ④ . 按 Delete 键，删除该行。 ⑤ . 鼠标移到宏录制器上，单击“停止录制”按钮，结束录制过程。 注意在上述五个步骤间不要有多余操作，如出现失误，则最简易的办法还是马上停止录制，从头来过。 3 、使用宏 宏录制完成后，调用就非常简单了：按一次 F12 ，就会看到有一行时间标记被删除，持续地按 F12 ，直到所有的时间标记的行都被删除。 如果想删除宏，点击“工具 \ 宏 \ 宏 … ”菜单，在“宏名”框中单击要删除的 宏 的名称，单击“删除“按钮（如图）。 
三、 更高阶的应用和技巧 在上图“宏”窗口中，还有更高级的应用按钮，比如编辑，它允许用户用代码编辑器修改录制的宏代码，以使宏更完美和稳健。比如给上述宏加上自动循环执行、出错处理代码等，在此不再深入讨论。 本文着重介绍了文本的查找和处置，同样的道理，我们还可以利用 Word 按对象类型查找的功能，用宏实现对表格、图片等非文本内容的成批自动化处理，如本例文档中（见图 ）用黄色标记出的图标的删除等。 
四、 几点注意事项 1 、在录制宏之前，请计划好需要宏执行的步骤和命令。如果在录制宏的过程中进行了错误操作，更正错误的操作也将被录制。请尽量预测任何 Word 可能显示的信息，这些信息可能阻止宏运行。 2 、在宏录制过程中，可以使用鼠标单击命令和选项，但用鼠标拖放的方式选择文本的动作却不能被录制，必须使用键盘记录这些操作。例如，可以使用 F8 选择文本并按 End 将光标移到行的结尾处。 3 、在使用录制好的宏前，对于不熟透的用户，为防止意外，请对原始文档做个备份。 4 、如果为一个新的宏指定与现有 Word 内置命令相同的名称，新的宏操作将代替现有的操作。可以通过删除自定义宏来恢复被替代的内置命令。 5 、如果要在其他文档中使用正在录制的宏，请确认该宏对文档内容是适用的。 6 、在使用别人的宏前，要确定它的来源是安全可靠的，因为 Word 宏病毒正是通过 Word 宏传播的。 7 、有任何问题或需要深入学习，请参考 Word 的帮助文档。 8 、学习宏应用最好的方法就是马上去试用它，你会发现它原来如此简单！ ------------------------------ 本文转载须注明出自 语文芳草地 www.ywfcd.com 作者 鱼无言
|
